Zbog situacije prouzrokovane pandemijom virusa COVID-19 bili smo primorani da mnoge svoje navike promenimo. Svakodnevnica se prebacila u virtuelni svet, pa se tako nastava umesto u učionicama slušala ispred kompjutera, zaposleni u većini kompanija morali su da rade od kuće. Sastanci na daljinu ne mogu da zamene sastanke uživo, ali u vanrednim situacijama mogu biti veoma korisni. Njihova priprema zahteva mnogo više vremena, jer se na mnogim platformama za organizovanje sastanaka ovakvog tipa vidi samo onaj koji govori, dok se prozorčić sa sagovornicima ne pojavljuje dokle god oni nemaju nešto da saopšte. Do ovakvih tehničkih mana dolazi i ukoliko više ljudi govori u isto vreme, zato je važno poštovati pravilo : Dok jedan priča, ostali slušaju, što nije karakteristično za sastanak uživo, zato što u tom slučaju ukoliko prisutne zainteresuje tema želeće da se priključe razgovoru, i prokomentarišu temu. Važno je odabrati neki kutak u kući gde vas niko neće ometati i tako će se svesti nivo buke na minimum.
Sastanak na daljinu zahteva puno pripreme i pažnje. Mora postojati glavni cilj, dakle glavna tema, i po potrebi nekoliko sporednih koje će se na kratko prokomentarisati. Najbolje je da onlajn sastanak vodi šef kompanije ili u slučaju škole ili fakulteta profesor, jer ukoliko se nekom drugom prepusti organizacija sastanak možda neće ići u pravcu koji je prvobitno zamišjen i isplaniran.
Ako želite da organizujete kvalitetan onlajn sastanak, bez smetnji i komplikacija, obratite pažnju na sledeće stvari:
Pročitajte i: Šta je i kako funkcioniše online seminar?
- Imati ključne stavke o kojima se govori
- Struktura sastanka (npr. optimalna dužina trajanja diskusije)
- Lista učesnika sastanka i njihova zaduženja
- Spisak potrebnog materijala (dokumenti, audio i video sadržaj…)
Šta treba da radite tokom onlajn sastanka?
- Budite ljubazni prema ostalim očesnicima
- Govorite razgovetno
- Svedite pokret tela na minimum
- Ugasite mikrofon kada ništa ne govorite, kako ne bi dolazilo do smenje, odnosno kako bi drugi učesnici jasno čuli onog koji govori
- Iako se radi o sastanku koji pratite od kuće – obucite se prikladno
Šta ne treba da radite?
- Ne treba da vičete
- Prekidati druge dok pričaju
- Da nosite bučan nakit
- Da proveravate poruke, mejlove ili surfujete internetom tokom sastanka
Nakon završetka sastanka, napravite sažetak svega o čemu se govorilo na sastanku i podelite ga sa kolegama.
Neke od korisnih aplikacija koje služe za održavanje ovog tipa sastanka su:
- Skype for Business – koristan alat za sastanke jedan na jedan.
- Microsoft Teams – podržava do čak 10.000 učesnika u jednom online sastanku bez obzira na to gde se oni nalaze.
- Zoom – pored toga što omogućava učestvovanje do 500 ljudi, daje i mogućnost deljenja ekrana i snimanja razgovora.
Pročitajte i: Profesionalne mape uma za vođenje sastanaka
Izvori: blog.deltaholding.rs , telegraf.biznis , News.microsoft
Foto izvor: commercialcafe.com
Pripremila: Nina Albulj